Электронный документооборот с ПФР

Электронный документооборот с ПФР.

Если среднесписочная численность работников вашей организации превышает 25 человек, а также численность работников у вновь созданных организаций (в том числе при реорганизации) превышает этот предел, вам необходимо сдавать отчетность в Пенсионный Фонд России в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в Пенсионный Фонд России в электронном виде с электронной подписью. Отчетность можно сдавать в электронном виде с электронной подписью лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Пенсионный Фонд России рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации. Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше восьмидесяти процентов плательщиков страховых взносов перешли на электронное взаимодействие с Пенсионным Фондом России.

Если отчетность представлена в электронном виде с электронной подписью, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

При представлении отчетности по телекоммуникационному каналу связи необходимо:

Во-первых, сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган Пенсионного Фонда России по установленному формату;

Во-вторых, проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами Пенсионного Фонда России, которые можно бесплатно скачать на сайте Пенсионного Фонда России. При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;

В-третьих, проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета электронной подписью должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;

В-четвёртых, отправить в зашифрованном виде в территориальный орган Пенсионного Фонда России. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган Пенсионного Фонда России в одной транспортной посылке.

После отправки отчетности по телекоммуникационным каналам связи страхователь получит из территориального органа Пенсионного Фонда России квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в Пенсионный Фонд России. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа Пенсионным Фондом России, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами Пенсионный Фонд России страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный электронной подписью территориального органа Пенсионного Фонда России.

После этого необходимо отправить в территориальный орган Пенсионного Фонда России протокол контроля, подписанный своей электронной подписью, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган Пенсионного Фонда России в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.